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石河子大學醫學院實物檔案管理辦法
來源:醫學院
發稿時間:2013-05-05
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為了更有效地管理和保護好學院實物檔案資源,使實物檔案工作步入制度化、規范化的建設軌道,更好地展示、研究醫學院建設、發展歷程,為學院各項中心工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》、國家教委關于《普通高等學校檔案管理辦法》,結合醫學院實物檔案的形成規律和檔案管理工作的實際情況,特制定本辦法。
一、實物檔案管理的基本原則
1.實物檔案是學校檔案資源的組成部分,是學院的寶貴財產,是文書檔案的重要補充和佐證,具有直觀性和多樣性的特點,并為今后研究史料發揮依據和憑證作用,因此,必須由檔案室集中統一管理。
2.實物檔案主要包括:榮譽證書、獎狀、獎章、獎杯、禮品、錦旗、印信、名人字畫及學院發展中有紀念意義的物品和有收藏價值的教學、科研設備、設施等。
3.努力實現實物檔案的現代化管理,加大開發實物檔案的利用價值,為學院中心工作服務。
二、實物檔案歸檔范圍
石河子大學醫學院(包括其前身)各項活動中形成的,具有保存價值的相關資料,均屬于本歸檔范圍。
1.歷任院級領導在任期內使用過的有保存價值的用品、社交活動紀念品及簽名用章。
2.學院各個發展階段使用的公章、印模。
3.中央、省、市各級領導及社會名流為學校所寫的題詞和贈送的字畫。
4.學校從事教學、科研、管理和對外服務各項活動(包括文藝、體育各種比賽)中獲得的獎章、獎杯、獎牌、錦旗、獎狀、獎勵證書(省/市、部級及以上)。
5.在國際交往中,國際友人贈送的紀念品,包括特制的紀念盤、紀念章、紀念幣、紀念杯等。
6.醫學院教師、學生出版的著作、SCI發表的論文。
7.中外校友會及著名校友贈給母校的各種有保存利用價值,便于保管的特定物品(包括校(院)慶接收的各種符合條件的紀念品等)。
8.學院根據特殊需要,通過征集等方式獲得的具有保存和利用價值的特定物品。
9.反映學院不同階段的工作證、學生證、畢業證書和?;?、紀念證章等(樣品)。
10.有收藏保存價值的學院各個發展階段使用過的教學、科研設備、設施等。
11.各類媒體報道我院重要事件、活動、人物的有關實物(報紙、音像、光盤等)。
12.其他有保存價值的,能反映學校發展歷程的實物,經學院文史檔案工作室認定后歸檔。
三、實物檔案的建立和保管
1.采用學院各系、辦、所、室等部門為立卷單位,分工組卷向文史檔案工作室移交歸檔,院文史檔案工作室向有關單位或個人征集相結合的工作原則。
2.各立卷單位的兼職檔案信息員,應根據實物檔案的歸檔范圍,定期做好各項材料的收集工作。
3.各立卷單位在文史檔案工作室的業務指導下,對收集的實物檔案進行整理、立卷、歸檔工作。
4.如屬工作需要,實物檔案由部門保管的,必須將目錄清單及說明報院文史檔案工作室注冊登記,并由文史檔案工作室拍攝照片,標明存放地點,按規定存放。
5.文史檔案工作室負責搜集醫學院過往歷史產生的具有較高史料價值的相關實物。
四、實物檔案的整理和歸檔
1.整理原則:實物檔案一件為一卷,按實物類別、形成時間分類整理編號。并做到目錄與物品相符,物品與照片相符。
2.書稿、著作類實物每本只編件號,不編頁號,在目錄中注明頁數。
3.名人字畫、獎狀類不裝訂,采用平放或卷放,每張編一個號。
4.證書材料、印章、錦旗、獎杯以及特制的紀念品等,每件編一個號。
5.獎品實物檔案歸檔時應對獎品實物作簡要文字說明(含獲獎單位、獲獎時間、獲獎名稱及頒獎單位等)。
6.字畫和禮品歸檔時應附清單及說明,內容包括物品名稱、接收時間、地點事由、贈送人、接收人(重要的應注明贈送人情況)清單一式兩份。
7.實物檔案實行計算機信息管理,必須對每件實物檔案進行拍照,作為電子版信息掛載在實物檔案信息管理系統中。
8.進館實物要編制總登記號。
9.移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收,嚴禁差錯。
10.歸檔移交時,填寫移交目錄,移交目錄一式二份,雙方各執一份備查。
五.實物檔案的編目
1.實物檔案的類目代碼(屬特殊載體類范圍)
一級類目
TZ:特載類
二級類目
12照片
13錄音帶
14錄像帶
15幻燈片
16磁盤
17影視膠片
18縮微膠片
19光盤
21移動硬盤
22證書、獎狀、獎牌、錦旗、獎杯、印章、禮品等
23字畫、題詞、?;眨o念章)、出版物、藏品等
2.編制檔號
1)根據實物檔案形成的特點,編制檔號。
2)實物檔案檔號=實物類別+流水號
模式如下:
TZ—22—1~n

 

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